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Besprechung, Meeting, Sitzung, Moderation, moderierte Sitzung, Konferenz – ein alter Hut?

Ist klar, ob es sich bei dem anstehenden Treffen um eine Besprechung, ein Meeting, eine Sitzung, eine Dienstbesprechung oder ein Arbeitsgruppen-Treffen handelt? Und ob es Unterschiede gibt, die sich auf den Ablauf und die Ergebnisse auswirken? Ist Sinn und Zweck des Treffens transparent? Könnte man es vielleicht auch anders gestalten? Oder sogar ganz darauf verzichten?

Falls Sie nach einem Vorgespräch der Meinung sind, dass sich das Thema „Besprechungen, Meetings, Sitzungen effizient gestalten“ für Sie lohnt, so entscheiden Sie, was für Sie am besten ist:

Überblick in Form eines Vortrags
bestimmte Teile besonders intensiv behandeln, z. B. Protokoll, Diskussionsleitung, Leiter als Moderator/in
Seminar mit allen Modulen und vielen Übungen – von einem bis zu vier Tagen

Bei einem Vortrag ist die Teilnehmerzahl nicht eingeschränkt, bei einem Seminar auf maximal 15 Personen. Auch Kleinstgruppen und Einzeltraining sind möglich.

Mein Tipp: Eintägige Schulung des gesamten Teams

Wählen Sie gemeinsam mit uns aus folgenden Modulen das passende Angebot für Sie aus.

Sitzungen effizient leiten

Vorbereitung

Inhaltliche Vorbereitung/Konzept
Einladung
Vorbereitung Raum und Material

Besprechungs- und Tagesordnungspunkte (TOPs)

TOPs rechtzeitig festlegen: Wann wird wer wie informiert?
Bericht, Information, Meinungsaustausch, Diskussion, Argumente- oder Ideensammlung: Um welche Art von TOP handelt es sich?
TOPs zeitlich eingrenzen: Wie lange wird der TOP schätzungsweise dauern?
Reihenfolge: Einfaches und Schnelles oder Wichtiges zuerst?
Achtung bei „Sonstiges“: Was dort stehen sollte und was nicht.
Zeitvorgaben für Beiträge und Berichte

Sitzungsrollen übernehmen

Formgerechtes Protokoll führen
To-do-Liste schreiben
Zeitwächter

Sitzungsleitung

Aufgaben
Rollen differenzieren: leiten - moderieren - diskutieren
Visualisierungstechniken
gezielter Einsatz von Protokollen und To-do-Listen
Fragetechniken
Brainstormingtechniken
Entscheidungsfindung und Abstimmungstechniken
Diskussionsphasen
Umgang mit schwierigen Teilnehmern und Situationen
Feedback geben und erhalten

Schwierige Teilnehmer und Situationen

Was tun, damit …

Sitzungen pünktlich beginnen und enden?
Diskussionen strukturiert verlaufen und zu einem Ergebnis führen?
Vorstellungen, Ideen und Anregungen systematisch gesammelt und ausgewertet werden können?
die Teilnehmer motiviert, konstruktiv und zuverlässig mitarbeiten?
Berichte kurz, informativ, verständlich und übersichtlich ausfallen?
Abstimmungen fair, friedlich und eindeutig verlaufen?
Sie Teilnehmer-Typen richtig einschätzen und begegnen?

Was tun gegen …?

Dauerredner
Störung durch Zwiegespräche
absichtliches Verzögern von Entscheidungen
Auseinandersetzungen zwischen Teilnehmern
Mobbing
Demontage der Leiterin/des Leiters durch Teilnehmer
andere Störungen von innen und außen
„Beisitzer-Schwund“

Gute Zusammenarbeit herstellen …

auch dann, wenn die Teilnehmer verschiedener Meinung sind
auch bei Kritik
auch mit zurückhaltenden Teilnehmern

Nachbereitung

Was lief gut, was nicht so gut?
Änderungswünsche

Moderation

Typische Moderationsthemen

Erstellen eines Jahresprogramms, eines Leitbilds, einer Zielbestimmung, einer Ist-Soll-Analyse
Welchen Beitrag will unsere Abteilung zum „Tag der offenen Tür“ leisten?
Wie lässt sich der Kommunikationsfluss verbessern?
Wodurch können wir eine Verbesserung der Vorstandsarbeit erreichen?
Welche Möglichkeiten gibt es, unser Vereinskonto aufzufüllen?
Welche Umgangsregeln wollen wir für unseren Vorstand festlegen?

Moderation als eigenständige Form

Abgrenzung von leiten und moderieren
Moderator als neutraler Diener der Gruppe
Der/die Moderator/in bestimmt die Methoden, nicht die Inhalte.
Das Thema ist vorgegeben, nicht jedoch das Ergebnis.
Die Teilnehmer erarbeiten gemeinsam das Ergebnis.

Ablauf und Methoden

Störungen haben Vorrang! Der/die Moderator/in vergewissert sich, ob die Gruppe arbeitsfähig oder ob eine Störung vorhanden ist.
Der/die Moderator/in führt die Teilnehmer durch eine Einleitungsfrage (Trailor) zum Thema.
Ideensammlung zum Thema: Jeder Teilnehmer wird einbezogen. Die Gruppe bestimmt, welche Beiträge zusammengehören (Clusterbildung).
Die Gruppe formuliert zu jedem Cluster eine Überschrift, welche der/die Moderator/in in einen Themenspeicher einträgt.
Die Teilnehmer legen durch eine Mehrpunktabfrage eine Reihenfolge fest, nach Kriterien wie z. B. Wichtigkeit oder Dringlichkeit.

Umsetzung

Der/die Moderator/in erstellt im Gruppenkonsens eine Aktivitätenliste: Wer übernimmt welche Aufgabe(n) mit wem bis zu welchem Datum?
Der/die Moderator/in vergewissert sich mithilfe der Gruppe und/oder des Auftraggebers, ob und wie eine Weiterarbeit stattfindet (z. B. Moderationszyklus, Kleingruppenarbeit).
Bei Weiterarbeit werden konkrete Termine vereinbart.

Extras

Sitzungsassistenz

Die Leiterin bzw. der Leiter muss nicht alle Aufgaben selbst durchführen: Lassen Sie ein Teammitglied zum Sitzungsassistenten ausbilden. Dieser kann Ihnen Arbeit abnehmen und z. B. die Vorschläge der Teilnehmer aufschreiben, eine Kurzmoderation übernehmen oder die Rednerliste bei einer Diskussion führen. So können Sie sich ganz auf die Sitzungsleitung konzentrieren.

Sie können aber auch als Teilnehmer ohne Leitungsfunktion selbst die Initiative ergreifen und sich in einem Kurs zum Sitzungsassistenten qualifizieren. Damit tragen Sie nicht nur erheblich zum Gelingen bei, sondern können sich auch profilieren und in ein gutes Licht setzen.

Aufgaben des Sitzungsassistenten:

Sie übernehmen die Visualisierung und schreiben strukturiert Meinungen, Ideen und Argumente in Stichworten auf einen Flipchart, in den Laptop oder an eine Tafel.
Sie übernehmen die Rolle eines neutralen Moderators, wenn es z. B. um die Ideensammlung für das Jahresprogramm oder um das Erarbeiten von Zielvorgaben geht.
Sie strukturieren Diskussionen, indem Sie die Reihenfolge der Wortmeldungen festhalten und dafür sorgen, dass die Argumentationskerne geordnet aufgeschrieben werden. Sie lernen, wie man Impulse gibt, Zusammenfassungen macht und komplexe Themen diskutiert.

Besprechungen, Meetings und Sitzungen für Frauen

Worauf muss eine Leiterin besonders achten?
Was müssen Frauen über Männer- und Frauensprache wissen?
Wie verschaffen sich Frauen in männerdominierten Sitzungen Gehör?

Konstituierende Sitzungen

Kontinuierliche Vorstandsarbeit sicherstellen
Arbeit effizient und gerecht verteilen
Beiräte dauerhaft einbinden
Programm erstellen und Durchführung sichern
Ideen sammeln und ordnen
überprüfen, was wünschenswert und was realisierbar ist
festlegen, was tatsächlich gemacht werden soll
festlegen, wer wofür die Verantwortung übernimmt